Büroorganisation mit Etiketten

In seinem eigenen Chaos findet man sich vielleicht noch zurecht. Aber je mehr Mitarbeiter auf die gleichen Unterlagen zugreifen müssen, desto besser sollten Sie in Ihrem Unternehmen organisiert sein, um reibungslose Abläufe zu ermöglichen. Etiketten sind dabei praktische, kleine Helfer. Sie zeigen an Ordnern, Schränken, Ablagen oder Schubladen an, was sich darin befindet. Anstatt alle Regale zu durchwühlen, haben Ihre Angestellten so das gesuchte Dokument schneller zu Hand.

Nutzen Sie Etikettendrucker

Ein mobiler Etikettendrucker wie der Letra Tag von Dymo eignet sich gut dafür, schnell und unkompliziert Ablageorte zu kennzeichnen. Er ist sehr einfach und intuitiv zu bedienen, es können nach Bedarf Etikettenbänder in verschiedenen Farben und mit unterschiedlichen Eigenschaften eingelegt werden und er überzeugt mit vielen unterschiedlichen Funktionen.

Passen Sie das Etikett dem Zweck an

Nutzen Sie die unterschiedlichen Schrifttypen des Etikettendruckers: Sie können das Etikett mit großer oder kleiner Schrift, fett oder kursiv, mit Rahmen oder ohne ausdrucken. Weisen Sie Ihre Mitarbeiter an, den Drucker dementsprechend zu nutzen: Ist ein Hinweis sehr wichtig, sollte er beispielsweise durch Farbgebung oder die Größe der Buchstaben hervorgehoben werden. Besonders gerne werden Etiketten dafür benutzt, um auf Inhalte in Schränken und Schubladen hinzuweisen. Hier können Sie das Schriftbild einheitlich halten, sofern die Inhalte gleichwertig sind. Unterteilen sie sich in unterschiedliche Kategorien, können Ihre Angestellten diese über Schrifttypen, Farben oder Symbole kennzeichnen – so greifen sie deutlich seltener daneben.

Zuverlässigkeit ist Pflicht

Diese Art der Kennzeichnung funktioniert nur so lange, wie man sich auf sie verlassen kann. Verbergen sich hinter Schubladen ganz andere Dokumente, als auf den Etiketten steht, werden Ihre Mitarbeiter schnell wieder deutlich mehr Zeit mit Suchen verbringen. Fordern Sie Ihre Angestellten deswegen auf, sich an die Ordnungssysteme zu halten und die Bestände regelmäßig und zuverlässig zu kontrollieren. Sollten sich Aufbewahrungsorte ändern, lassen sich die Etiketten in der Regel rückstandslos entfernen.